เมื่อเราต้องการสร้างการนัดประชุมกับบุคคลอื่น สามารถกำหนดวันเวลา และสถานที่ได้โดยใช้โปรแกรม Outlook ในการกำหนดการนัดหมายการประชุมให้ผู้อื่นทราบ
การกำหนดการนัดหมายการประชุม จะต้องมีข้อมูล 4 อย่างคือ
ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม
เรื่องการประชุม
สถานที่การประชุม
ระยะวันเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม
ขั้นตอนการจัดกำหนดการประชุมกับบุคคลอื่น
1. เลือกเมนูหน้าแรก เพื่อทำการกำหนดการประชุมให้บุคคลอื่นทราบ (1)เลือกเมนูสร้างรายการ (2)เลือกการประชุม
2.กรอกข้อมูลการประชุมที่ต้องให้บุคคลอื่นทราบ (1) กรอกข้อมูล อีเมลผู้ติดต่อ เรื่องการประชุม สถานที่ และระยะวันเวลาในการจัดประชุม (2) เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว ทำการบันทึกโดยกด "ส่ง"
3. เมื่อส่งเรียบร้อยจะแสดงรายการวันและเวลาที่เริ่มประชุมให้กับบุคคลอื่น
4. เมื่อเราส่งอีเมลนัดการประชุมกับบุคคลอื่น จะส่งไปยังบุคคลนั้น ตามชื่ออีเมลที่เราได้ทำการส่ง
5. ถ้าบุคคลตอบรับการเข้าประชุม จะส่งข้อความกลับมาว่าบุคคลที่เราเชิญ ได้ตอบรับการประชุมนี้
6. เมื่อถึงเวลาใกล้ประชุม จะแสดงการเตือนการประชุม และสามารถคลิกดูรายละเอียดได้
7. รายละเอียดการนัดประชุม
8. เมื่อถึงเวลาใกล้ประชุม จะแสดงการเตือนการประชุม และสามารถเลื่อนเวลาการประชุมได้
